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QUELS SONT LES DÉLAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS POUR LES ENTREPRISES?

De plus en plus d’entreprises, dans le but d’éviter le gaspillage de papier et de faciliter l’accès aux documents, procèdent à la numérisation de leurs documents et archives.

Seulement, pour des raisons pleinement juridiques, il est nécessaire de conserver pendant un certain temps certains documents d’ordre légal, avant de les détruire. Quel est le délai de conservation des documents pour les entreprises après leur numérisation? Voyons tout d’abord en quoi consiste ce procédé technologique.

 

Qu’est-ce que la numérisation?

 

La numérisation d’un document consiste à la création d’une image numérique à partir du dossier physique. Pour un résultat professionnel, effectué dans les règles de l’art et répondant aux stricts standards légaux dans le domaine, il est primordial de faire appel à une compagnie qui s’y spécialise. De plus, seuls les documents numérisés par une compagnie certifiée dans le domaine conservent leur valeur juridique.

 

À la suite de la numérisation de ses documents, ces derniers seront visibles sur l’appareil de son choix, comme s’ils avaient été écrits à l’ordinateur. Or, il faut savoir que certains types de documents doivent être conservés pendant quelque temps.

 

Délais de conservation des documents

 

Voici les principaux délais à respecter avant de détruire un certain document, suite à sa numérisation.

 

1 an

 

  • Toute comptabilisation des horaires des salariés et de leur compensation.

 

2 ans

 

  • Les garanties des biens et des services offerts aux clients.
  • Toute police d’assurance, dès la résiliation du contrat.

 

3 ans

 

  • Les déclarations en douane.
  • Tout document ayant rapport aux charges sociales et taxation des salaires des employés.

 

5 ans

 

  • Les contrats d’une relation commerciale.
  • Tout document bancaire, tel un talon de chèque.
  • Les documents de transport des marchandises.
  • Les dossiers d’un avocat, dès la fin du mandat de ce juriste.
  • Les déclarations d’accidents au travail.
  • Les documents concernant le salaire, les indemnités et les régimes de retraite.
  • Le registre unique des employés, dès leur départ.
  • Tout bulletin de paie.
  • Tout traité de fusion ou autres documents ayant rapport au statut de l’entreprise.

 

6 ans

 

Se doivent d’être conservés 6 ans les documents, livres et pièces ayant un lien aux impôts, avis de cotisation et qui peuvent s’exercer sur les droits de contrôle de l’administration.

 

10 ans

 

Toute pièce comptable (livre et registre, pièce justificative) doit être conservée 10 ans dès la clôture de l’exercice fiscal.

 

30 ans

 

Finalement, les contrats de cession ou d’acquisition de biens fonciers et immobiliers doivent être conservés pendant 3 longues décennies.

 

Bien qu’il soit possible de conserver au sein de l’entreprise (ou dans des locaux loués) tous les documents requis, il est possible de faire affaire avec une compagnie qui s’en chargera. Les dossiers seront conservés dans une voûte à accès restreint. Parfait pour la conservation de papiers confidentiels!

 

Pourquoi faire appel à des professionnels?

 

En plus de procéder à la numérisation de tous les dossiers importants de l’entreprise, une compagnie s’y spécialisant peut également conserver dans une voûte sécurisée tous les documents qui ne peuvent pas être détruits tout de suite. Puisque le délai de conservation des documents diffère d’un à l’autre, faire affaire avec des experts dans le domaine évitera moult soucis!

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